Audyt RODO i cookies na stronie komornika

Mapa danych i formularze

Audyt powinien zacząć się od mapy danych: jakie dane zbiera formularz, gdzie są wysyłane, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane.

W praktyce warto sprawdzić każde pole formularza, miejsce wysyłki wiadomości, odbiorców danych oraz to, czy użytkownik wie, w jakim celu przekazuje dane.

RODO wymaga przejrzystej informacji o administratorze danych, celu przetwarzania, podstawie prawnej, odbiorcach, okresie przechowywania danych i prawach osoby, której dane dotyczą. Jeżeli kancelaria wyznaczyła IOD, jego dane kontaktowe powinny być łatwo dostępne.

Cookies, analityka i narzędzia zewnętrzne

Drugim obszarem są cookies i narzędzia zewnętrzne. Statyczna strona bez zbędnych trackerów zwykle ogranicza liczbę decyzji prawnych i technicznych.

Im mniej skryptów zewnętrznych, tym łatwiej utrzymać przejrzystą politykę prywatności i ograniczyć obowiązki związane ze zgodami. Dotyczy to szczególnie narzędzi reklamowych, map, osadzeń i trackerów.

Dobrym kierunkiem jest rozróżnienie technologii niezbędnych od opcjonalnych. Jeżeli strona używa analityki bez cookies i bez identyfikowania użytkowników, opis polityki może być prostszy, ale nadal powinien jasno wskazywać, jakie dane techniczne są analizowane.

SSL, hosting i podstawowe bezpieczeństwo

W audycie warto sprawdzić, czy strona działa przez HTTPS, czy certyfikat SSL jest ważny, czy formularz nie wysyła danych przez niezabezpieczone połączenie i czy dostawcy techniczni są opisani w dokumentacji prywatności.

Brak poprawnego certyfikatu SSL jest prostym, ale bardzo widocznym problemem. Przeglądarka może pokazać ostrzeżenie, formularz może wyglądać niewiarygodnie, a użytkownik może zrezygnować z kontaktu.

Weryfikacja prawna przed publikacją

Treści prawne wymagają finalnej weryfikacji przez prawnika albo inspektora ochrony danych. Strona może przygotować strukturę, ale nie powinna udawać porady prawnej.

Audyt techniczny może wskazać ryzyka i brakujące elementy, ale finalne treści prawne powinny przejść przez prawnika albo IOD, zwłaszcza jeśli kancelaria korzysta z formularzy, analityki lub zewnętrznych systemów.

Praktyczny rezultat audytu powinien być listą decyzji: co poprawić od razu, co wymaga konsultacji, które narzędzia można usunąć i które treści trzeba zaktualizować przed publikacją.